Entenda por que as planilhas não são a ferramenta mais indicada para gerir sua empresa

Fazer a gestão de uma empresa não é tarefa fácil, e isso vale tanto para grandes quanto para pequenos empreendimentos. Muitos administradores usam planilhas para ajudar no gerenciamento de prazos, pagamentos e estoques, entre outras funções, mas esses não são os controles mais adequados para uma gestão eficiente.

Para explicar melhor, separamos os tipos de planilhas mais comuns e quais problemas esse tipo de registro pode provocar. Para saber mais sobre o assunto, acompanhe o post.

Principais tipos de planilhas de controle

Vários aspectos estão envolvidos na administração de um negócio e devem ser observados e controlados cuidadosamente para garantir um bom desempenho da empresa.

Essas informações costumam ser organizadas em tabelas distintas e separadas entre si, exigindo uma dose extra de atenção na hora de analisar dados e afetando o crescimento do negócio. As planilhas mais comumente usadas para a gestão de empresas são:

Planilha de vendas

Como o próprio nome sugere, nessa planilha é feito o controle de todo o volume de vendas realizadas no período. Esse documento deve ter colunas com informações como data da venda, valor, número de vendas por vendedor, ticket médio, etc.

Demonstração de resultados

Também conhecida como DRE, essa planilha é usada na rotina contábil para dar uma visão sobre lucros ou prejuízos da empresa, indicando o valor da receita bruta, os impostos, os custos fixos, os pagamentos de salário, entre outros gastos. No final é feito o cálculo das receitas menos as despesas, no qual se verifica se a empresa está sendo lucrativa ou não.

Controle de caixa

No controle de caixa são feitos os registros de entrada e saída financeiras da empresa, com custos fixos como água, luz, telefone, salários, aluguel, etc. e também outras saídas variáveis, como o pagamento de alguma multa e despesas com fornecedor que não foram programadas, por exemplo.

Controle de estoque

O controle de estoque deve indicar não só a quantidade de produtos que estão à disposição, apontando a necessidade de novos abastecimentos, mas também os pedidos pendentes e cancelados, os status de entregas e as vendas programadas. É uma planilha utilizada para a organização do negócio e o atendimento ao cliente.

Pagamentos e recebimentos

Pelo nome, sua função pode ser confundida com a planilha de controle de caixa, mas a tabela de pagamentos e recebimentos pretende dar uma visão geral do negócio ao empreendedor.

Ela mostra o que deve ser pago nos próximos meses e quando as despesas serão menores, permitindo um volume maior de dinheiro no caixa. Nesse controle, os pagamentos com cartão de crédito devem ser incluídos de acordo com a data em que serão cobrados na fatura.

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Prejuízos que o uso de planilhas pode causar

Apesar de comum em muitas empresas graças ao baixo custo de programas de edição de tabelas, o controle por planilhas não é a solução mais viável para fazer qualquer tipo de controle na empresa.

O uso desse tipo de programa proporciona uma série de limitações que podem afetar seriamente o crescimento do negócio. Conheça os principais problemas:

1. Falta de segurança

As planilhas podem ser facilmente alteradas, o que diminui a segurança dos dados registrados. Mesmo com a opção de senhas para acesso, as informações podem ser alterados por descuido ou erros na hora de digitar e causar diversos problemas.

Além disso, esses arquivos ficam expostos a problemas de atualização, invasões de vírus e falhas no sistema, comprometendo seriamente a durabilidade dos registros.

2. As informações não são centralizadas

O acesso a dados pelo Excel não é tão democrático, além disso, ele apresenta dificuldades na visualização de um grande volume de dados em dispositivos mobile.

A integração de tabelas não é inteligente, inviabilizando análises mais complexas e o uso das informações para a tomada de decisões. As planilhas ficam dispersas e não permitem a atualização simultânea: se uma pessoa estiver fazendo uma atualização, outro funcionário que precisar usá-la terá acesso apenas para leitura.

3. Dificuldade de uso

Muitos controles exigem o uso de fórmulas avançadas e habilidades para a construção de gráficos e habilitação de macros que não são de conhecimento de todos os envolvidos no trabalho.

Esse aspecto limita a usabilidade da planilha e faz com que poucos possam editar informações, o que pode atrapalhar o fluxo de trabalho e sobrecarregar funcionários.

4. Falta de suporte técnico

Esse tipo de registro requer backups diários para que não haja a perda de dados importantes se o arquivo for corrompido. Não há um suporte que ajude a recuperar versões anteriores do documento ou restabelecer dados quando houver falhas.

5. Falta de praticidade

O controle feito por planilhas é realizado manualmente. Esse processo é lento demanda muito trabalho, ocupando profissionais que poderiam estar realizando funções muito mais importantes para a empresa.

Não há a geração de relatórios automáticos e a agilidade dos processos é seriamente comprometida.

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Como substituir as planilhas com eficiência

A adoção de um software de gestão é importante para impulsionar o crescimento da empresa, organizando dados e ajudando a lidar com a informação de maneira inteligente e prática.

Ao optar por um sistema capaz de reunir esses recursos, a equipe tem condições de atuar de maneira estratégica e otimizar processos, promovendo ações que aumentem os resultados do negócio.

Optar por essa tecnologia também ajuda a empresa a manter a competitividade, agilizando a rotina e permitindo que mudanças sejam feitas com mais precisão. A organização de dados é melhorada, dando insumos para uma análise mais profunda da situação da empresa.

Soluções que oferecem acompanhamento de vendas, checagem de dados e volume de funcionários ou vendedores necessários para cada período ou atividade, também colaboram no planejamento do negócio, assim como plataformas que associam dados financeiros e de RH. A gestão de treinamentos para a melhora de processos internos também é favorecida com o uso dessas plataformas.

Agora que você já sabe que o uso de planilhas não é a melhor maneira para administrar a empresa, entre em contato conosco e conheça nossas soluções, que podem fazer toda a diferença na gestão.