Dimensionar equipes no varejo é uma prática essencial, ainda mais em épocas comemorativas. O fim de ano, por exemplo, pede contratações temporárias que sejam capazes de ajudar no maior fluxo de clientes que se dá em razão do natal. Saber dimensionar o tamanho de sua equipe conforme as vendas pode ser o segredo para evitar eventuais desfalques ou funcionários a mais, além de, com o uso de inteligência, economizar e aumentar o faturamento.

Os problemas em não saber como calcular o time vão desde o estresse sobre uma equipe pequena e que não consegue dar conta de todo o trabalho, tendo assim uma sobrecarga e uma baixa produtividade, até o dinheiro gasto para manter uma equipe maior do que o necessário e a falta de incentivo das tarefas, já que uma equipe maior do que a incidência de vendas faz com que muitos funcionários fiquem sem tarefas, desmotivando-os e prejudicando o rendimento do negócio.

Deste modo, é essencial, acima de tudo, saber o que é o dimensionamento da equipe. A metodologia desse cálculo tem como objetivo ajudar a empresa no uso eficaz de cada funcionário e, assim, ao aplica-la na organização, o varejista passa a enxergar se há (ou não) carência de trabalhadores, se há necessidade de contratação de mais funcionários ou criar uma rotatividade de profissionais em cargos e funções.

Tendo isso em vista, encontram-se os impasses: como dimensionaro tamanho ideal da equipe no meu negócio? Como saber quantas pessoas contratar? Como calculo quantas pessoas serão necessárias? Para isso, separamos três dicas para ajudar no cálculo de sua equipe não só para o fim do ano, mas para o ano todo.

Dimensionamento empírico

Neste caso, a equipe é dimensionada com base em observações de atividades na empresa, e, principalmente, em seu faturamento, que inclui a quantidade das vendas realizadas e os cupons emitidos em certos períodos. Assim, são feitos ajustes a partir de “tentativas e acertos”, até que o melhor resultado seja alcançado.

É claro que essa técnica apresenta desvantagens, visto que a possibilidade de erro aumenta e não ter certeza se a equipe está na quantidade ideal ou na quantidade que se consiga atingir o potencial máximo de faturamento do estabelecimento, não ajuda o gestor a melhorar o mesmo processo para o ano seguinte, já que as condições de mercado mudam de um ciclo para outro.

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Gamificação no Varejo

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Fluxo de clientes

O método mais eficaz para qualquer tipo de varejo é o equacionamento da equipe por meio do fluxo de clientes, ou seja, ao passo que você sabe quantos clientes entram na loja a cada dia e a cada hora, é possível realizar um mapeamento com os dias e as horas que a loja recebe mais consumidores, conseguindo assim ter uma noção mais exata de como dimensionar melhor uma equipe de vendas.

Por meio desta análise, há como saber em quais épocas do ano há mais clientes no estabelecimento, quais promoções esses clientes tiveram mais interesse, quanto tempo em média cada consumidor leva para realizar suas compras, quais horários costumam receber mais pessoas, etc. e, com isso, a empresa consegue entender quando e onde haverá necessidade de um número, maior ou menor, de funcionários trabalhando.

Para o fim de 2017, por exemplo, o volume das vendas tende a crescer 1% em comparação ao fim de 2016, segundo uma pesquisa realizada pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) e pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) com 1.168 empresários dos setores de serviços e de comércio varejistas das capitais e interior do país.

Uso de tecnologia

As análises, feitas através de planilhas ou a mão, para saber qual a quantidade de clientes que circulam pela loja em um determinado dia ou horário, como estão as vendas dos funcionários, quais produtos vendem mais ou menos, etc., podem tomar muito tempo dos varejistas, além de apresentar uma grande possibilidade de erro, porém hoje, a tecnologia, oferece opções eficientes e rápidas que realizam esse processo sem que o gestor da empresa precise sacrificar seu tempo, podendo, assim, se dedicar a outras tarefas.

O app SER Casting – uma solução integrada de gestão de linha de frente de varejo por meio de um aplicativo para dispositivos móveis – faz esse dimensionamento da equipe de forma fácil e rápida através do celular. Pela ferramenta conseguir utilizar os dados dos sistemas das lojas, há uma otimização de até 20% do tempo gasto pelos gestores para realizar essa tarefa, podendo, assim, evitar prejuízos financeiros.

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Cupons emitidos

A partir do momento no qual as empresas passam a se utilizarem da tecnologia, elas começam a usar os dados que o sistema operacional oferece para realizar o cálculo para saber quantos vendedores são necessários para aquela determinada época do ano, e isso leva a nova metodologia de dimensionamento de equipe, que se baseia em adequar proporcionalmente o número de vendedores aos relatórios de vendas realizados por hora, ou seja, pelos cupons emitidos.

Esse método não é valido para todo tipo de varejista, já que não é possível saber exatamente se naquela determinada hora realmente teve mais clientes na loja ou não. Em algumas lojas como de roupas, por exemplo, o processo de compra é rápido, já em uma concessionária de automóveis ou em lojas de materiais de construção, o processo de compra é muito mais lento, podendo durar horas, ou até uma manhã ou tarde inteira.

Em lojas nas quais o processo de compra acontece de forma rápida, essa metodologia pode fazer algum sentido, e, assim, ser utilizada. Porém, em lugares onde o sistema é mais demorado, há dúvidas se vale mais a pena ter mais vendedores nas horas em que os cupons são emitidos ou nas horas em que entram mais clientes na loja.

Por fim, é compreendido que em tempos de escassez de clientes, realizar o dimensionamento de uma equipe de vendas ou de atendimento de maneira correta pode ser fundamental para o sucesso do negócio, então verifique seu sistema de vendas, procure qual a melhor opção dentre nossas dicas e aplique em sua empresa!

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