No mundo corporativo, a tecnologia está cada vez mais presente e tem vindo a ganhar destaque como uma das estratégias para a manutenção da competitividade das empresas. Atualmente, é difícil imaginar determinadas rotinas de trabalho sem algumas ferramentas que são cruciais para aumentar a margem de lucro e a produtividade.
A redução de custos nas empresas é um dos maiores desafios e a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. Apostar no aumento do investimento na tecnologia origina eficiência operacional uma vez que permite atingir os objetivos usando menos recursos. Ou seja, é possível eliminar erros nas atividades manuais, reduzir as horas de trabalho de uma equipa e explorar outros benefícios que se podem alcançar conforme as soluções tecnológicas adotadas.
Mesmo com os avanços tecnológicos e com a competição agressiva do mercado, ainda existe muita resistência por parte dos gestores em implementar solução tecnológicas nas organizações e beneficiar das potencialidades que estas soluções permitem.
Esse artigo apresenta dicas de como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a aumentar a margem de lucro e otimizar os processos operacionais. Boa leitura!
Tecnologia e otimização dos processos
Os grandes avanços das tecnologias trouxeram grandes benefícios para as organizações. A economia do tempo é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Processos manuais e muito burocráticos consomem muito tempo e perdas de produtividade.
As ferramentas tecnológicas focadas na gestão de processos contribuem para agilização, flexibilidade e otimização dos processos, promovendo a produtividade e alcançando os objetivos organizacionais. Assim, criam-se condições para que os colaboradores possam dedicar-se a tarefas mais estratégicas e que agregam mais valor à organização estimulando o desenvolvimento organizacional.
A área de Recursos Humanos não é exceção. Os profissionais da área estão mais focados em explorar as suas competências para criarem e implementar soluções que contribuem para melhores resultados das empresas. Por isso, é fundamental que as empresas invistam em ferramentas e plataformas tecnológicas que alavanquem os resultados organizacionais.
As ferramentas tecnológicas têm como objetivos aumentar eficiência dos processos, aumentar a margem de lucro e reduzir custos. Portanto, é fundamental que identificar quais são os custos do departamento de Recursos Humanos e como poderão ser reduzidos por funcionalidade. Descubra algumas formas de inovar e otimizar alguns dos processos de recursos humanos.
1- Automatização dos processos
Excesso de papel e o controlo dos diversos processos administrativos e burocráticos é o cenário comum nas diversas áreas dos Recursos Humanos numa organização. No entanto, é possível através da implementação de soluções tecnológicas automatizar e otimizar processos.
Apoio nos processos de recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, análise da cultura organizacional, controlo das férias, assiduidade e pontualidade, são alguns dos exemplos das atividades administrativas que podem ser automatizadas e deste modo reduzir, de forma significativa, o tempo despendido para a elaboração destas tarefas.
Além disso, processos automatizados permitem maior controlo de gestão e redução de erros. Os erros são, na sua generalidade, originados pela desconcentração do colaborador quando este executa atividades manuais e repetitivas.
2- Centralização da informação
Um software que permite que as empresas desenvolvam as suas atividades com recurso a dados armazenados num local único e que agilize o acesso à informação por todos os colaborados possibilita uma gestão integrada dos diversos departamentos da empresa. Ou seja, com um software é possível a centralização de toda a informação sobre os colaboradores, através do registo de dados relativos ao desenvolvimento das competências, formações realizadas, requisitos para o processo de recrutamento e seleção, entre outros.
Outras das vantagens são a segurança dos dados; a agilidade de acesso à informação por todos os profissionais da empresa; como também as garantias de disponibilidade do sistema 24/7 para que os colaboradores possam trabalhar em qualquer lugar ou hora, uma vez que podem aceder à informação através dos seus dispositivos móveis, bastando ter acesso à internet. A possibilidade de realizar o trabalho remoto garante uma redução de gastos, seja com a redução de consumíveis, nas deslocações para os locais de trabalho ou com infraestruturas.
3- Gestão de tarefas
A gestão de tarefas possibilita a definição de metas e objetivos a serem alcançados pelos colaboradores, e pelas equipas. Deste modo, este processo torna a tomada de decisão mais otimizada, envolve os colaboradores, promove o aumento da produtividade e o controlo na gestão. Por último, o software permite uma visão geral e integrada sobre o cumprimento das tarefas, facilitando a monitorização e controlo das atividades de cada equipa.
4- Acompanhamento do desempenho da equipa
O que não pode ser medido não será melhorado. Neste sentido, uma parte muito importante da gestão de pessoas é realizada através das avaliações de desempenho. Um software que permite que o processo de avaliação de desempenho seja automatizado e que promova uma boa experiência para os seus usuários, torna o processo de gestão de desempenho algo mais fácil, prático e eficiente.
Para que um sistema de avaliação de desempenho acrescente valor numa organização é fundamental que esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa. E caso esta situação não ocorra, é essencial que seja alterado ou reformulado de modo a cumprir com este desígnio, sob o risco de se tornar ineficaz e desajustado à realidade da empresa. As regras para as definições dos indicadores de desempenho e respetivas métricas de avaliação devem ser claras e estarem alinhadas com os objetivos estratégicos.
As plataformas reúnem as funcionalidades necessárias para auxiliar a gestão, acompanhar o desempenho das equipas e dos colaboradores individualmente, criar planos de ação para melhorar a produtividade e alcançar os objetivos predefinidos. Acresce a vantagem da maior e melhor comunicação porque existe a agilidade de acesso à informação por todos os colaboradores.
5- Controlo da pontualidade
O controlo da pontualidade é um aspeto importante para o cumprimento dos horários numa empresa. Com um sistema de Recursos Humanos é possível registar e controlar todos os dados e deste modo, evitar erros na contabilização de horas. Realiza a monitorização e controlo evita que horas extras desnecessárias, trazendo mais transparência ao dia a dia do colaborador.
Existem no mercado diversas soluções tecnológicas que permitem otimizar gestão diária de uma empresa, incluindo a área de RH. Uma das grandes vantagens está diretamente relacionada com a possibilidade de a empresa poder atuar de forma estratégica na redução dos custos, aspecto essencial e que concorre diretamente para a manutenção da competitividade no mercado.
A tecnologia é uma grande aliada das empresas para aumentar a produtividade e simultaneamente reduzir custos. Venha conhecer a SER e encontre as melhores soluções para o seu negócio.
