No cenário atual do mercado, presenciamos um crescimento na instabilidade, no dinamismo e na flexibilidade nos modelos de negócio. Esse cenário exige que a organização esteja atenta a seus processos e sua capacidade de se ajustar as constantes mudanças, de forma a se manter competitiva no mercado. Por isso, nesse panorama entra em cena o BPM.
Ter processos bem definidos faz parte de uma série de iniciativas que a organização precisa para enfrentar as mudanças do mercado. No entanto, ter um processo estabelecido e amplamente divulgado não é garantia de que eles serão seguidos ou trarão resultados promissores para sua empresa.
Tão importante quanto ter um processo desenhado, é saber se esse processo leva em consideração a necessidade de quem executa a atividade. Além disso, os processos precisam ser acessíveis e todos os colaboradores precisam conhece-los e saber onde encontra-los para uma eventual consulta.
Será que os processos de sua empresa estão resolvidos somente com a implantação de processos? A resposta é Não! Sendo assim, é preciso acompanhar a eficiência dos seus processos e otimizar a resolução de problemas. Certamente, a melhoria de processos é um dos princípios para a excelência na gestão organizacional. Essa melhoria vai buscar a redução de custos e maximização dos lucros do negócio.
Tá, até aqui, deu pra entender né? Mas é preciso saber o que fazer.
E afinal, o que é BPM?
Do Inglês Business Process Management, o BPM ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é um conjunto de boas práticas de gerenciamento, com o objetivo de organizar, facilitar e automatizar processos organizacionais.
O BPM permite que você padronize seus processos de ponta a ponta, portanto, garantindo entregas mais eficientes e proporcionando o escalamento da empresa. Com o BPM você garante aumento da transparência, controle da performance, eficiência, redução de custos e agilidade. Sendo assim, diminui o GAP que há entre a estratégia e operação do seu negócio.
Ele busca alinhamento e integração entre as prioridades estratégicas e os esforços de melhoria no nível estratégico e operacional da organização, buscando avançar em direção à missão da empresa. Além disso, ele pode integrar outros sistemas de gestão que já são utilizados pela organização como ERP, CRM e outros. Agora que você já sabe o que é o BPM e quais as suas vantagens. Veja se seguir como implementar o BPM na sua empresa.
Implantando o BPM
Agora vamos listar 4 fases para você seguir e conseguir implementar o BPM.
1- Planejamento
Em primeiro lugar, faça um planejamento. Isso a partir do mapeamento dos processos já existentes na organização, entendendo como esses processos acontecem na prática, no dia a dia da organização. É como ver a empresa de cima, como um todo, como ela funciona, como é sua estrutura hierárquica, quais os papéis e responsabilidades das pessoas.
2- Divulgação
Uma vez desenhado o processo, posteriormente ele é divulgado amplamente dentro da organização, permitindo que as pessoas entendam como recebem um processo e como devem entrega-lo para a próxima etapa.
3- Análise
A partir daí é feita a análise crítica desses processos, dos insumos que foram gerados na etapa anterior, se é possível otimiza-los. Sendo assim, isso permite que todas as pessoas envolvidas participem da reestruturação, analisando e sugerindo pontos de melhoria.
É necessário também nessa fase, analisar o impacto das mudanças que serão feitas. Esses impactos podem ser positivos ou negativos. E os ganhos e perdas devem ser considerados.
4- Modelagem
O próximo passo é a modelagem dos processos, fazer um documento, que pode ser simples. Nele se detalha todas a atividades e o que realiza-se nos processos. A partir daí, defina o que precisa ser feito de imediato e o que deverá trabalhar a longo prazo.
Essa etapa envolve as estratégias da empresa e o que é prioridade para ela. Então nesse momento é possível fazer a integração com outros sistemas já existentes. É importante entender que o BPM é uma mudança de cultura organizacional e por isso exige que a empresa e o setor de Recursos Humanos estejam preparados para apoiar seus colaboradores nas dificuldades que existe nesse processo.
Para isso é primordial que se comece pelo mais simples para o mais complexo, de forma que essa mudança encontre menos resistência e produza engajamento da equipe.
Ferramenta
Não basta simplesmente usar qualquer ferramenta. Nesse ponto é primordial que a empresa escolha uma boa ferramenta para fazer esse processo. Por isso, a ferramenta precisa integrar o que já existe com as novas práticas a implementar.
Não basta mapear o processo, ou seja, é preciso automatizar e criar a integração entre as áreas e conversação entre os outros sistemas. Uma vez efetuadas as melhorias, é feito o monitoramento dos processos, buscando ver sua aplicabilidade e otimização. Nesse estágio verifica-se a aderência do processo, se houveram resultados positivos. Mais uma vez é importante ouvir os usuários chaves e entender se houve potencialização das suas tarefas com as mudanças sugeridas. Além disso, veja quais ideias você pode utilizar no aprimoramento de outros processos.
Sendo assim, faz o monitoramento e controle dos processos implementados. Essa talvez seja a fase mais importante do BPM. O monitoramento vai analisar se os processos estão trazendo resultados significativos. Esse monitoramento será feito a partir de indicadores como tempo médio de realização das atividades, custo dessa realização, tempo médio da execução de processos e relatórios de satisfação.
Aqui é possível identificar possíveis gargalos e também ter um controle do que está acontecendo dentro da empresa. Na próxima fase, de melhoria do fluxo, ou melhoria contínua (aqui é possível utilizar o PDCA), é onde é feita a padronização dos resultados positivos, replicando para outros processos as mudanças que geraram resultado satisfatório, documentação dos processos e levantamento de novos processos.
Agora que você já sabe o que é, como funciona e como implementar o BPM, que tal experimentar uma ferramenta capaz de auxiliar a implementação na sua empresa? Aproveite e compartilhe nosso post em suas redes sociais!
