Se tornar uma organização estratégica e abandonar as diversas atividades operacionais não é uma tarefa fácil para qualquer empresa. Sem contar que a alta competição no mercado de trabalho sempre exige melhorias constantes em todas as áreas da empresa. Isso não seria diferente para o setor de Recursos Humanos, não é? Otimização de processos de RH está relacionado à demanda de se ter um departamento mais estratégico.
Para evitar perder tempo e dinheiro, as ações nesse sentido têm que ser eficientes e econômicas. Tarefas e atividades manuais requerem muito tempo para atingir bons resultados, exigem várias correções e adaptações que impedem que o RH se concentre em funções mais estratégicas. A otimização de processos auxilia a sair de funções operacionais sem perder a qualidade das entregas e garantindo o resultado.
O RH é um setor que visa implementar políticas para o bem-estar e a satisfação dos colaboradores. Por isso, o ambiente de trabalho melhora e aumenta a produtividade de toda a equipe. Continue a leitura desse artigo, onde preparamos algumas dicas para a sua empresa otimizar os processos e tornar o seu negócio mais cada vez mais estratégico.
Por que se ter um setor de Recursos Humanos?
A área de Recursos Humanos visa auxiliar no desempenho das organizações por meio das pessoas, onde o crescimento e desenvolvimento de profissionais é de grande importância para o negócio no mercado de trabalho. Estar atento ao comportamento de seus colaboradores, identificar as fragilidades, buscar soluções para reter talentos na empresa são focos da gestão estratégica de pessoas.
No momento de realizar um planejamento estratégico na organização, o trabalho do setor de RH é um dos pontos que devem ser considerados. Além de atividades operacionais, uma área de Gestão de Pessoas busca ações que permitem a qualidade de vida no trabalho, que melhorem o desenvolvimento e satisfação do colaborador. Desta forma, o colaborador se sente parte da empresa, se compromete mais com as atividades e beneficia a organização trazendo grandes resultados.
Um setor de Recursos Humanos com processos otimizados realiza mais atividades e produz muito mais no dia a dia. Com isso, sobra tempo para se dedicar à ações e atividades estratégicas. Ou seja, ajuda os gestores, colaboradores e direciona na execução de todos os processos, tornando-os menos burocráticos e repetitivos, além de reduzir os erros, o retrabalho e esforço do profissional para realizá-lo.
A otimização de processos encoraja a organização a reavaliar os processos e repensar em outras formas de realizar o trabalho, que, normalmente, com a correria do dia a dia, não são avaliadas. Veja a seguir, algumas dicas de como otimizar os processos na sua organização.
4 dicas para otimizar os processos de Recursos Humanos
1. Planeje metas e defina os objetivos da empresa
O RH deve conhecer a estratégia organizacional para apoiar outras áreas e conduzir os colaboradores na execução das suas atividades. É importante planejar e deixar claro a todos os indivíduos da organização as metas e os objetivos, bem como os resultados que a empresa deseja alcançar.
Desta forma, é possível criar um clima de harmonia entre os colaboradores e realizar uma gestão eficiente das políticas organizacionais. Afinal, quando cada um sabe exatamente o que deve fazer e quando fazer, a queda de produtividade se torna rara. As metas são estímulos no dia a dia e dão mais visibilidade às atividades, já que com elas é possível avaliar o andamento dos processos, a eficiência e o que é necessário para se atingir determinado resultado.
2. Conheça e qualifique sua equipe
A área de Recursos Humanos deve acompanhar, juntamente com os líderes, cada colaborador da empresa, bem como identificar as suas habilidades, competências e as fragilidades pessoais e profissionais. Dessa forma, será possível capacitar e qualificar os mesmos e aprimorar seu desempenho e alinhando com as necessidades da organização.
É preciso investir continuamente em qualificação profissional e pessoal das equipes, por meio de cursos e especializações ou por de troca de experiências, sempre orientado e capacitado para desenvolvimento das suas atividades. Assim, reduz erros na rotina de trabalho e falta de engajamento e motivação dos colaboradores.
3. Use a tecnologia para automatizar seus processos
Automatizar as rotinas é essencial para a otimização dos processos de Recursos Humanos. Softwares e sistemas auxiliam a gestão, desde o momento do recrutamento e seleção de colaboradores até o acompanhamento do desempenho de cada indivíduo da empresa.
O tempo que era gasto em processos manuais ou em diversas planilhas pode ser revertido em planejamento de benefícios e ações estratégicas. É possível fazer uma análise mais aprofundada dos candidatos, gerar relatórios de desempenho individual a respeito de cada colaborador, gerar informações precisas sobre o desempenho, produtividade e a assiduidade, entre outras vantagens. Desta forma, a gestão consegue tomar decisões mais assertivas a respeito de promoções, desligamentos ou reposicionamento de equipes.
4. Mantenha sempre a comunicação
Manter uma comunicação eficaz sempre é a base para o crescimento e sucesso de toda organização. O RH proporciona canais de comunicação interna e externa, capazes de transmitir informações importantes bem como valores, missão e objetivos da empresa. Isso reforça o sentimento de pertencimento nos colaboradores, gerando motivação e empenho dos mesmos.
Por fim, evite erros!
É comum ver processos do RH que são longos e demorados e, na maioria deles, ainda geram erros que impactam no crescimento e desenvolvimento da organização. Aqueles controles em planilhas, muito utilizado pelas empresas, é um perigo. A centralização das informações, que pode ser em planilhas ou em papéis dentro do setor de Recursos Humanos, impossibilita que outros colaboradores tenham acesso as informações e em tempo real.
Sem a geração de relatórios, cruzamento de dados e indicadores, a gestão fica descoberta na hora da tomada de decisões. Além de gastar um tempo enorme a procura de informações e criando gráficos, a segurança das informações não é garantida.
Por isso, evite erros e obtenha um software para auxiliar a sua empresa na otimização dos seus processos. Contate um dos nossos especialistas e veja como a SER pode te ajudar!
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