Como manter a comunicação com a equipe em tempos de home office?

O trabalho remoto já era uma tendência mundial em crescimento nos últimos anos. Isso porque, com a evolução das ferramentas de comunicação e gestão online de profissionais e atividades, trabalhar em casa se tornou cada vez mais viável e, inclusive, vantajoso.

No entanto, em 2020, há uma intensificação desse cenário. Afinal, diante de uma pandemia e, consequentemente, da necessidade de garantir o isolamento social em diversos países do mundo, para manterem as atividades e o funcionamento, as empresas foram obrigadas a adotar o home office. Mas isso traz uma série de desafios, principalmente no que se refere à comunicação com a equipe nesse novo cenário.

Quer saber como manter a comunicação com a equipe em tempos de home office? Então, continue a leitura e descubra as nossas dicas!

Alinhe as expectativas

A primeira dica para melhorar a comunicação do home office é investir na transparência na hora de compartilhar informações com a equipe. Isso porque, no ambiente doméstico, pode ser difícil de o colaborador entender qual a melhor forma de trabalhar, as horas de dedicação às atividades e os resultados diários esperados.

Dessa forma, alinhar as expectativas com o time é uma ótima solução. É preciso explicar qual a melhor forma de realizar o trabalho em home office e quais são os resultados que você espera de cada um dos colaboradores. Além disso, explique para os profissionais quais são as mudanças em relação ao acompanhamento de resultados e à comunicação e deixe o canal aberto para dar e receber feedbacks constantemente.

Estabeleça canais de comunicação adequados

Por falar em canal de comunicação, escolher um que seja adequado à realidade e às necessidades da sua equipe é uma das principais estratégias quando se fala em home office.

Para entender melhor essa dica, imagine um profissional que, há duas semanas, estava todos os dias na sede da empresa. Quando ele tinha dúvidas ou dificuldades, podia ir direto para a mesa de colegas ou do gestor para solucioná-las rapidamente.

Agora, diante da nova realidade de trabalho, ele não sabe o que fazer. Não sabe se manda uma mensagem, se convoca uma reunião, se utiliza o canal de comunicação interna da empresa ou se espera a resposta de um e-mail, podendo se sentir perdido diante de tantas opções.

Portanto, selecione quais canais de comunicação serão utilizados e a função de cada um deles. A videoconferência pode ser uma ferramenta exclusiva para reuniões de equipe, enquanto ferramentas de comunicação interna podem ser utilizadas no caso de dúvidas. O e-mail pode ser a ferramenta mais eficiente para comunicados mais complexos e para o envio de resultados e relatórios, por exemplo.

Utilize ferramentas de gestão de times

Além das ferramentas de comunicação, você também pode utilizar ferramentas específicas para gestão de time, como é o caso do Trello, uma das mais famosas nesse aspecto.

Essas ferramentas permitem que você organize a rotina de trabalho de todos os colaboradores. Nela permite incluir o planejamento de cada uma das atividades a serem realizadas, os responsáveis, os resultados esperados e os prazos de entrega. Além disso, geralmente, há um painel no qual cada colaborador pode indicar o status da sua atividade e, inclusive, comunicar-se com os colegas.

Dessa forma, você tem um ambiente digital único, capaz de centralizar todas as atividades em andamento e que possibilita, inclusive, o controle do trabalho remoto realizado pelo time.

Crie uma rotina de comunicação

Se, na empresa, a comunicação pode ocorrer de forma orgânica, em um ambiente digital, isso é um pouco mais difícil. Afinal, não há o contato físico com os membros da equipe e, dessa forma, é necessário que você tenha um planejamento de comunicação com a equipe, garantindo que todos estarão disponíveis no horário definido.

Para isso, você pode determinar uma reunião breve com os membros da equipe no início e no final do expediente. Ela pode seguir o modelo Scrum, uma metodologia ágil que propõe que todos falem — em, no máximo, 1 minuto — o que precisam fazer no dia (ou o que fizeram), os resultados esperados (ou entregues) e as principais dificuldades.

Dessa forma, você é capaz de estabelecer um momento no qual todos os membros do time se comunicam, mesmo em home office. Além disso, planejar reuniões mais longas periodicamente também pode ser importante.

Utilize videoconferência

Pode não parecer, mas reuniões nas quais os colaboradores conseguem ver uns aos outros são mais positivas do que as que são realizadas apenas por mensagens de texto ou áudio. Portanto, utilize a videochamada a seu favor na hora de manter a comunicação com a equipe em tempos de home office.

Você não precisa fazer reuniões todos os dias, mas, pelo menos uma vez por semana, marque um horário com os colaboradores. É importante que vocês possam contar sobre a rotina, os resultados, as dificuldades enfrentadas e as atividades pendentes. Também pode ser um bom momento para dar e receber feedbacks do time e, inclusive, trocar informações sobre a melhor forma de trabalhar nessa nova realidade.

Caso seja possível e adequado, aproveite para também marcar um momento de integração e confraternização com os membros do time por meio de videochamada.

Esteja disponível

Por fim, para manter uma comunicação fluida e de qualidade durante o home office, também é importante que você esteja disponível para os profissionais, mesmo fora dos horários agendados.

Pode ser, por exemplo, que um dos seus colaboradores tenha dificuldade na realização de uma atividade e precise entrar em contato com você para continuar o trabalho. Dessa forma, é essencial que você atenda ao chamado do profissional e auxilie-o na solução do problema encontrado.

Vale lembrar que, durante uma pandemia, muitas pessoas também estão enfrentando problemas emocionais, principalmente devido à indefinição e à insegurança desse momento. Esteja disponível também nesse aspecto, conversando com os colaboradores quando for necessário e auxiliando-os na manutenção da saúde mental durante esse período difícil.

O home office passou de uma tendência para uma necessidade em muitas empresas da atualidade, principalmente devido à pandemia. Para que a sua empresa continue funcionando e com bons resultados em um momento de crise, é essencial que você invista em estratégias para manter a comunicação com a equipe em tempos de home office. Com as nossas dicas, você está pronto para fazer isso e, dessa forma, melhorar a gestão do time mesmo a distância.

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