Conheça o método GTD e seus benefícios para sua equipe

Desenvolver uma equipe de alta performance é uma das estratégias que garantem o sucesso das organizações. Portanto, conheça o método GTD e saiba como ele pode ajudar sua equipe a performar com excelência.

Certamente, organizações de excelência são formadas por profissionais excelentes. Sendo assim, atrair, reter e desenvolver esses profissionais é uma das tarefas mais desafiadoras do setor de recursos humanos.

No entanto, não basta implantar treinamentos. Primeiramente, é preciso desenvolver uma cultura de aprendizado. E então, criar em cada colaborador o interesse e a responsabilidade por seu próprio desenvolvimento.

Nesse hiato, à medida que a tecnologia avança, crescem as possibilidades e ferramentas disponíveis para as organizações. E muitas vezes é difícil escolher a melhor ferramenta ou o melhor método, para implantar uma cultura de aprendizagem e desenvolvimento.

Nesse sentido, queremos apresentar para você hoje uma metodologia que irá auxiliar sua equipe no desenvolvimento de tarefas. E sua empresa poderá dar mais um passo em direção à implantação de uma mudança cultural.

Mudança essa necessária para garantir que sua equipe tenha uma performance de excelência.

Estamos falando aqui do GTD.

Conhecendo o método GTD

O GTD é como um sistema de produtividade. Criado por David Allen, ele é como um fluxograma. E consiste em 5 etapas que auxiliam o gerenciamento de atividades. Dessa forma contribui para aumentar a eficiência e a produtividade de sua equipe.

O princípio básico do GTD é tirar as demandas da cabeça e colocá-las em um sistema confiável. Isso porque se sua equipe mantém as necessidades memorizadas na cabeça, perde o foco de atenção.

Assim sendo, a ideia é usar a mente como ferramenta de imaginação e criatividade. Não de armazenamento de demandas. Tentar armazenar as prioridades na mente exige um esforço do cérebro e com isso ele perde parte dessa capacidade imaginativa.

Sob o mesmo ponto de vista, fica claro que parte das atividades serão esquecidas e até procrastinadas. Porque não possuem uma ordem de prioridade e importância.

O importante é que utilizando o GTD, sua equipe diminuirá o estresse e a pressão. Ambos causados pela sobrecarga de atividades para lembrar e executar. Visto que não precisará fazer nenhuma atividade pensando na próxima a ser realizada.

E como utilizar o GTD

O GTD consiste em 5 etapas (coletar, processar, organizar, revisar, fazer), que devem ser seguidas na ordem.

Aqui, vamos te apresentar cada uma delas em detalhes:

1 – Coletar

Em primeiro lugar, nessa etapa é preciso descrever todas as demandas e necessidades. Então, elas devem ser colocadas em caixas de entrada. No GTD essas caixas de entrada são onde as tarefas começam a passar pelo fluxo de atividade.

Isto é, devem anotar todas as atividades, projetos, obrigações e tarefas.

Sempre que novas atividades aparecerem, elas são colocadas nas caixas de entrada. Geralmente na coleta inicial é mais trabalhosa. Porque exige que o profissional se lembre de todas as atividades que precisa executar.

Mas à medida que as atividades vão sendo executadas, inserir as novas responsabilidades se torna mais simples e rápido.

2 – Processar

Nessa etapa do GTD precisa analisar os itens coletados e decidir o que fazer com eles. Para cada um deles é preciso pensar a partir de 3 perguntas simples:

  • O que é?
  • É passível de ação?
  • Se sim, qual a próxima ação?

Assim sendo, nessa etapa do GTD se define se essa atividade realmente é necessária. Quando você determina que uma atividade não é passível de ação, ela deve-se descartar do GTD.

Essa é uma etapa muito importante. Ela é responsável por determinar quais atividades são realmente necessárias. Impedindo que seu colaborador gaste tempo e energia em atividades vãs.

Em resumo, o núcleo essencial de um bom sistema de produtividade é aquele que diz qual a próxima tarefa a ser feita. E no GTD essa pergunta é feita no processamento dos itens.

Só para exemplificar, aqui, se puder realizar a atividade  de uma única vez, ela deve ser realizada imediatamente. Ou movida para uma caixa de itens rápidos de serem realizados.

Já as tarefas que demandam tempo devem ser classificadas e separadas entre as que devem ser demandadas ou agendadas.  E em caso de tarefas muito extensas elas devem transformar-se em um projeto.

Assim sendo, é muito importante entender que não deve executar um projeto de uma só vez. Ele deve ser desdobrado em pequenas tarefas.

Isso irá evitar o desperdício de energia gerado pelo estresse de tentar executar tarefas longas muito mais rápido do que realmente é possível.

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3 – Organizar

O GTD exige que organizem as atividades de acordo com o contexto de cada uma delas. Um exemplo é separar as atividades como pessoais, trabalho ou viagem.

Em síntese, essa organização permite um melhor acompanhamento das atividades. Nesse sentido fica mais fácil encontrar cada tarefa e saber quais atividades precisam executar e quando.

4 – Revisar

Revisar as atividades e sua execução deve ser uma responsabilidade do gestor juntamente com o colaborador. É importante que essa revisão seja feita pelo menos 1 vez por semana.

Isso garante que o GTD cumpra sua principal função que é organizar as tarefas e otimizar o tempo e a produtividade de seu colaborador.

Nessa etapa precisa reavaliar as prioridades, acrescentar novas obrigações e verificar as atividades que delegaram.

5 – Fazer

E por fim, tem o agora! Realizar!

Não adianta fazer os quatro primeiros passos do GTD se não houver ação! Por isso é importante realizar cada atividade de acordo com o que foi agendado. Seguindo a categorização de próximas ações naquela atividade.

Dessa forma executaram todas as atividades. Como resultado a produtividade será alavancada e alcançarão os resultados esperados.

E quais as vantagens do GTD?

Incluir um método de organização como o GTD na rotina de sua equipe irá promover um aumento significativos de resultados.

Sua equipe vai aprender a otimizar o tempo. Além de ter maior eficiência e tomar decisões muito mais assertivas.

Sem precisar gastar energia tentando se lembrar de quais atividades devem realizar e quando. Ou seja, o GTD irá tornar sua equipe mais criativa. Logo, mais inovativa também.

O resultado disso? Sua organização sobe mais um degrau no desenvolvimento de uma equipe de alta performance. E seus colaboradores desenvolvem habilidades de gerenciamento de tempo. Sem falar na disciplina e foco nos resultados.

Como benefícios podemos listar ainda a melhoria nas relações de trabalho. Um dos maiores geradores de estresse entre a equipe são as tarefas não entregues. Isso impacta diretamente o trabalho dos pares, colocando-os em sobrecarga.

Utilizando o método GTD, o gestor consegue acompanhar a entrega de atividades. Isso permitirá que a equipe trabalhe em harmonia. E transformará o ambiente organizacional em algo mais leve e colaborativo.

Concluindo

Portanto, o GTD é um grande aliado no aprimoramento da equipe. Além de ser uma ferramenta que auxilia o gestor a acompanhar a produtividade de cada colaborador e equipe.

De ato, suas vantagens são imensas. E entre elas está o fato de utilizar o GTD  juntamente com outras ferramentas de aprendizado, como o EAD por exemplo.

Nesse caso, há possibilidade ter um melhor aproveitamento das ferramentas de aprendizagem disponibilizadas pela organização.

O GTD proporciona um ambiente corporativo de experiências mais conscientes, bem estar e equilíbrio emocional. E ainda estimula o foco, a clareza e autoconfiança.

Com todos os benefícios apresentados, vale a pena investir nessa metodologia para impulsionar a performance de sua organização.

E inicialmente, sabia que você pode utilizar a tecnologia como aliada para desenvolver esse método GTD? Quer saber como? Entre em contato conosco. A equipe da SER tem as melhores soluções em Gestão de Pessoas para sua empresa.

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