Aprenda como fazer um organograma que ajuda a identificar hierarquias e funções de maneira prática.
O organograma é um documento no qual está representada toda a estrutura da empresa. Ele funciona como um desenho (representação gráfica) de todos os funcionários de uma organização, das funções que desenvolvem, das equipes nas quais eles estão alocados e da hierarquia entre os cargos.
Se você já viu o organograma de uma grande empresa, pode ter a impressão de que ele é um mapa confuso e difícil de ser entendido. Porém, com a tecnologia da atualidade, é possível fazer um organograma com o uso de ferramentas mais modernas, priorizando o acesso fácil, a atualização rápida e o aproveitamento desse recurso para uma percepção clara do quadro de funcionários.
Quer saber mais sobre como criar um organograma da empresa pensando no futuro e sobre quais são as vantagens desse processo? Então, continue a leitura e descubra!
Para que serve e qual a importância de um organograma?
O organograma é a representação gráfica da estrutura da empresa, como dito. Com a ajuda dele, você compreende quais são os níveis hierárquicos da organização, quem ocupa esses cargos e como essas pessoas se relacionam dentro dessa infraestrutura.
Ele é importante uma vez que oferece uma visão clara de todas as pessoas da empresa, de acordo com o seu cargo. Ele também ajuda tanto em reestruturações e processos de rotatividade interna quanto no reconhecimento de problemas. É um verdadeiro mapa que pode ajudar a desenvolver melhorias e a cobrir lacunas em alguma equipe ou setor.
O organograma também ajuda os funcionários a se situarem em relação às equipes, podendo ser usado para a consulta de nomes e funções dos colegas. Dessa forma, ele cumpre as funções elencadas abaixo dentro de uma empresa.
Melhora o entendimento da hierarquia
Mesmo com empresas com uma abordagem mais flexível e que usam a hierarquia horizontal, há uma estrutura de cargos que precisa ser compreendida para que os processos sejam conduzidos da melhor maneira. O organograma facilita a compreensão dessas funções, permitindo a rápida identificação sobre a quem o funcionário deve recorrer.
Além disso, ele evidencia os cargos que têm maior poder de decisão e autonomia e que são considerados mais estratégicos dentro da empresa.
Facilita o onboarding
Quando você dispõe de um organograma claro, organizado e adequado à realidade do seu negócio, pode utilizá-lo para auxiliar no onboarding, ou seja, na adaptação de novos colaboradores. Isso porque ele ajuda os recém-contratados a se situarem na empresa, entendendo melhor quem são as pessoas da sua equipe e os líderes. Além disso, essa ferramenta dá uma visão clara dos profissionais que são diretamente impactados pelo trabalho de cada um.
Otimiza a comunicação interna
É possível representar, em um organograma, o fluxo de comunicação dentro da empresa. Ou seja, você pode utilizar essa ferramenta para demonstrar a quem responde cada um dos colaboradores, assim como quem são os responsáveis por delegar tarefas ou planejar atividades.
Dessa forma, a comunicação interna também é impactada pelo uso do organograma. Quando cada empregado entende quem é o seu superior direto e quem são os gestores dos demais grupos, sabe exatamente a quem deve se reportar quando ocorre algum problema, ou, até mesmo, quando quer sugerir alguma melhoria.
Aumenta a produtividade e a motivação dos colaboradores
A baixa produtividade pode ser causada por diversas razões, mas uma das principais é a falta de alinhamento entre as equipes. Os grupos costumam trabalhar isolados, reunindo-se em pequenos nichos, sem entender que o trabalho colaborativo é a melhor maneira de viabilizar o alcance de metas.
Com uma estrutura organizacional bem definida, todos entendem quais são as suas responsabilidades e a importância do seu trabalho para o todo. Isso faz não só com que o trabalho seja mais integrado, mas também aumenta o senso de importância e a motivação individual.
Quais são os tipos de organograma?
Antes de entender como criar um organograma para a sua empresa, é essencial que você saiba que essa representação gráfica pode ser feita de diversas maneiras diferentes. Descubra agora os tipos de organograma que podem ser utilizados.
Clássico
Nesse tipo de organograma, cada cargo é representado por uma caixa (ou um retângulo) e é ligado aos outros por meio de traços ou flechas. Nele, os cargos de maior hierarquia, como diretores e o CEO da organização, ficam em cima, enquanto que, na base, ficam os cargos mais operacionais, com menor hierarquia dentro da empresa.
Vale ressaltar que não são descritos todos os colaboradores da empresa, mas, sim, os cargos e as funções existentes. Portanto, se você tem 5 membros no time de marketing, não é necessário colocar o nome de cada um deles, mas, sim, uma caixa chamada “assessores de marketing” (ou com o nome dado para o cargo), sinalizando, entre parênteses, o número cinco, para indicar que há esse número de colaboradores desempenhando a função.
Horizontal
O organograma horizontal é bastante semelhante ao clássico em relação à forma de representar cargos e funções na empresa. A diferença entre eles está, na verdade, na orientação das informações colocadas.
Dessa forma, se, no organograma clássico, os cargos de maior responsabilidade ficam no topo (sentido vertical), nesse, eles ficam do lado esquerdo. Os outros cargos vão sendo adicionados em direção ao lado direito da folha na qual o organograma está sendo construído.
Informacional
O organograma informacional não tem apenas a descrição dos cargos ou da hierarquia entre eles. Ele também busca representar uma série de outras informações de forma gráfica e sintética.
Dessa maneira, nesse modelo, é possível desenhar o fluxo da comunicação da empresa. Portanto, se a comunicação flui tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima, isso pode ser representado por meio de setas duplas nesse modelo. Além disso, pode ser que os colaboradores da base, operacionais, não consigam se comunicar com os cargos mais altos, como o CEO. Dessa forma, não são inseridas setas.
Esse é apenas um exemplo de informação que pode estar contida nesse tipo de organograma. Porém, é possível adicionar uma série de dados de acordo com os objetivos e as características da sua empresa.
Setorial
Como o próprio nome já indica, o organograma setorial é específico de um setor ou de uma área da empresa. Dessa forma, é mais indicado para empresas maiores e mais complexas, nas quais o fluxo de atividades é maior entre os setores.
Nele, são descritas todas as informações referentes à determinado setor, como funcionários, hierarquia entre os profissionais que fazem parte dele e as funções de cada um.
Linear
Esse é o organograma mais peculiar quando comparado com os outros tipos. Isso porque, enquanto os outros dão ênfase aos cargos e à hierarquia da empresa, o organograma linear tem como foco as atividades e responsabilidades de cada um dos colaboradores.
Ele funciona como um quadro no qual são descritos todos os processos que ocorrem na empresa e os cargos existentes. A partir disso, o organograma linear propõe a utilização de símbolos para representar a função de cada cargo em determinado processo.
Há um símbolo para representar quem executa, controla ou planeja o processo, por exemplo. Dessa forma, se, no recrutamento e seleção, o gestor for o responsável pelo planejamento e pelo controle, enquanto os assessores são aqueles que executam, ou seja, que colocam a mão na massa, cada um desses cargos recebe o símbolo adequado na linha referente a esse processo.
Em barras
O organograma em barras é bem semelhante, na sua apresentação, com um gráfico de barras. Nele, cada barra representa um cargo na empresa. Porém, a hierarquia de cada um é representada pelo tamanho da sua barra.
Portanto, um diretor terá uma barra maior do que um assessor, por exemplo, mas menor do que a do CEO da empresa. É importante lembrar que essas barras podem ser colocadas na horizontal ou na vertical. Elas também não precisam estar organizadas de acordo com a hierarquia (maiores primeiro e menores depois). Basta listar os cargos e determinar o tamanho de cada uma das barras.
Radial ou circular
Esse organograma também é bastante diferente dos anteriores uma vez que a sua estrutura básica é um círculo, como o próprio nome já indica. Nele, os cargos de maior hierarquia e responsabilidade ficam no centro e, à medida que se caminha para as extremidades do círculo, são adicionados os cargos de menor responsabilidade.
Ele é considerado um organograma mais moderno, uma vez que não representa cargos superiores ou inferiores aos outros, mas, sim, mais centrais (ou estratégicos) e mais operacionais.
Matricial
Em empresas nas quais os colaboradores mudam de função com frequência, como naquelas em que as atividades são realizadas de acordo com projetos e não como processos contínuos, e os profissionais são organizados em grupos de trabalho fluidos, o organograma mais comum é o matricial.
Nele, são valorizadas as competências dos colaboradores e não a hierarquia dos cargos. Além disso, ele é mais flexível, podendo ser modificado com frequência de acordo com as necessidades da empresa.
Como fazer o organograma da sua empresa?
Agora que você já sabe para que serve o organograma e quais são os tipos existentes, é hora de entender como criar um para a sua empresa. Separamos 7 dicas de ouro para você conseguir montá-lo agora mesmo!
1. Faça uma pesquisa
O primeiro passo é listar todas as equipes, os cargos e as pessoas da empresa, assim como as funções exercidas por cada uma delas. Para isso, você precisa realizar uma pesquisa e conversar com cada funcionário, o que é chamado de mapeamento de cargos e funções.
A sugestão aqui é usar uma ferramenta para pesquisa online, como um formulário. Você pode enviá-lo para todos os profissionais e pedir o preenchimento dos principais dados.
2. Identifique as hierarquias
Em segundo lugar, procure identificar quantas e quais são as estruturas de cargos da empresa, definindo os graus de hierarquia entre eles. Esses dados são importantes para saber o tamanho e qual a melhor forma de estruturar o organograma.
3. Escolha o melhor modelo
Com o entendimento de cada um dos modelos de organograma existentes, busque o que mais é adequado à sua empresa. Isso depende de quantos cargos você tem, assim como do número de níveis hierárquicos da organização.
Além disso, entender qual o seu principal foco também ajuda nessa decisão, uma vez que há organogramas cujo foco é a hierarquia, enquanto outros dão mais ênfase ao fluxo de informações ou a funções de cada um dos cargos.
Lembre-se de que a função principal do organograma é tornar a estrutura de cargos da empresa simples de ser entendida. Dessa forma, escolha aquela que melhor representa visualmente o seu negócio.
4. Selecione a ferramenta mais adequada
Há diversos programas para a montagem de um organograma. Esse gráfico pode ser feito no Word, no Power Point ou no Excel, apresentando níveis diferentes de complexidade.
Uma novidade interessante, por exemplo, é a possibilidade de fazer o organograma pelo Trello, no qual você pode inserir fotos, preferências e hobbies dos funcionários. Nesse caso, o organograma passa a ser um instrumento interessante de socialização.
Além disso, o uso de um aplicativo mais moderno facilitará a atualização do arquivo, o que é inevitável devido à rotatividade normal de funcionários em uma empresa.
5. Valide as informações
Com o organograma pronto, é hora de conversar com os líderes de cada setor e validar as informações. Pergunte se os dados sobre os funcionários estão corretos e se as hierarquias estão organizadas adequadamente.
Após essa validação, o organograma pode ser documentado e disponibilizado para acesso.
6. Apresente o organograma para toda a empresa
Depois de estruturado e corrigido, é hora de exibir as informações. O organograma pode ser impresso e afixado no mural de recados, ou disponibilizado em alguma ferramenta de comunicação interna digital, como uma rede social corporativa ou um recurso de intranet.
É importante que esse gráfico seja compartilhado, afinal, trata-se de um recurso que auxilia a todos. Limitar o acesso às informações que ele carrega faz com que a empresa não usufrua de todas as vantagens que o organograma pode proporcionar.
7. Mantenha-o sempre atualizado
As equipes sofrem mudanças constantes — demissões, contratações, mudanças de cargo etc. Tudo isso altera o quadro de funcionários e deve ser replicado no organograma. Sendo assim, o RH deve ficar atento em relação a essas movimentações e manter o gráfico sempre atualizado.
Por isso, nas empresas com alterações constantes de profissionais, é indicado o uso de recursos digitais para estruturação e exibição do organograma.
Como usar o organograma para o futuro?
Esse gráfico pode ser aproveitado para facilitar uma pesquisa de clima organizacional. Os links usados para coletar as primeiras informações dos funcionários teriam outra aplicação aqui, permitindo que os profissionais colaborem para a consulta. No entanto, é importante que esses dados não estejam vinculados, já que o sucesso de uma pesquisa depende do anonimato e da liberdade de resposta dos envolvidos.
Como você pôde perceber, o organograma é uma ferramenta extremamente importante para que você organize os cargos da empresa e auxilie na criação de uma visão global do negócio por parte de todos os colaboradores. Portanto, agora que você já sabe como fazer o organograma e entendeu como ele pode ajudar no crescimento da sua empresa, comece a fazer a pesquisa entre os funcionários e a elaborar o gráfico!
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