5 dicas para criar um organograma da sua empresa pensando no futuro

2020-02-21T14:49:37-03:0015 dezembro, 2017|Plano de Sucessão, Talent Management|

Aprenda como fazer um organograma que ajuda a identificar hierarquias e funções de maneira prática.

Você já deve ter se deparado com um organograma de empresa. Muitas vezes, quando se trata de uma organização grande, esse mapa é um pouco confuso, porém, é um documento necessário para identificar os empregados, as funções que desenvolvem e em qual equipe estão alocados.

Com a tecnologia que temos à nossa disposição, podemos pensar em fazer um organograma com o uso de ferramentas mais modernas, priorizando o acesso fácil, a atualização rápida e o aproveitamento desse recurso para uma percepção clara do quadro de funcionários.

Para entender melhor como criar um organograma da empresa pensando no futuro, continue acompanhando este post.

O que é organograma?

O organograma é a representação gráfica da estrutura da empresa. Com a ajuda dele, você compreende quais são os níveis hierárquicos da organização, quem ocupa esses cargos e como essas pessoas se relacionam dentro dessa infraestrutura.

Para que o organograma serve?

Esse diagrama oferece uma visão clara de todas as pessoas da empresa, de acordo com o seu cargo. Ele ajuda tanto em reestruturações e processos de rotatividade interna quanto no reconhecimento de problemas. É um verdadeiro mapa que pode ajudar a desenvolver melhorias e a cobrir lacunas em alguma equipe ou setor.

O organograma também ajuda os funcionários a se situarem em relação às equipes, podendo ser usado para a consulta de nomes e funções dos colegas. A seguir, entenda melhor como esse gráfico pode ajudar.

Melhora o entendimento da hierarquia

Mesmo com empresas com uma abordagem mais flexível e que usam a hierarquia horizontal, há uma estrutura de cargos que precisa ser compreendida para que os processos sejam conduzidos da melhor maneira.

O organograma facilita a compreensão dessas funções, permitindo a rápida identificação sobre a quem o funcionário deve recorrer.

Facilita o onboarding

A disponibilização de um organograma claro ajuda os recém-contratados a se situarem na empresa, entendendo melhor quem são as pessoas da sua equipe e os líderes. Além disso, essa ferramenta dá uma visão clara dos profissionais que são diretamente impactados pelo trabalho de cada um.

Otimiza a comunicação interna

A comunicação interna também é impactada pelo uso do organograma. Quando cada empregado entende quem é o seu superior direto e quem são os gestores dos demais grupos, sabe exatamente a quem deve reportar quando ocorre algum problema, ou, até mesmo, quando quer sugerir alguma melhoria.

Aumenta a produtividade e a motivação dos colaboradores

A baixa produtividade pode ser causada por diversas razões, mas uma das principais é a falta de alinhamento entre as equipes. Os grupos costumam trabalhar isolados, reunindo-se em pequenos nichos, sem entender que o trabalho colaborativo é a melhor maneira de viabilizar o alcance de metas.

Com uma estrutura organizacional bem definida, todos entendem quais são as suas responsabilidades e a importância do seu trabalho para o todo. Isso faz não só com que o trabalho seja mais integrado, mas também aumenta o senso de importância e a motivação individual.

Como fazer o organograma da empresa?

Separamos 7 dicas para você conseguir montar um organograma.

1. Faça uma pesquisa

O primeiro passo é listar todas as equipes, os cargos e as pessoas que exercem cada função. Para isso, você precisa realizar uma pesquisa e conversar com cada funcionário.

A sugestão aqui é usar uma ferramenta para pesquisa on-line, enviar para todos os profissionais e pedir o preenchimento dos principais dados.

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2. Identifique as hierarquias

Em segundo lugar, procure identificar quantas e quais são as estruturas de cargos da empresa, definindo os graus de hierarquia entre eles. Esses dados são importantes para saber o tamanho e qual a melhor forma de estruturar o organograma.

3. Escolha o melhor modelo

Há, basicamente, 3 modelos de organograma, que podem ser escolhidos de acordo com o número de cargos. São eles:

  • modelo vertical ou clássico: é o formato mais conhecido, representando a hierarquia de cima para baixo, interligando caixas com informações por meio de setas;
  • o modelo horizontal: também organizado com caixas e setas, esse modelo posiciona os cargos da esquerda para a direita;
  • modelo circular: nesse modelo, o cargo de maior responsabilidade ocupa o centro do organograma, enquanto os outros são dispostos em torno desse miolo. Quanto maior a posição na empresa, mais próxima essa função fica do centro.

4. Selecione a ferramenta mais adequada

Há diversos programas para a montagem de um organograma. Esse gráfico pode ser feito no Word, no Power Point ou no Excel, apresentando níveis diferentes de complexidade.

Uma novidade interessante por exemplo, é a possibilidade de fazer o organograma pelo Trello, no qual você pode inserir fotos, preferências e hobbies dos funcionários. Nesse caso, o organograma passa a ser um instrumento interessante de socialização.

Além disso, o uso de um aplicativo mais moderno facilitará a atualização do arquivo, o que é inevitável devido à rotatividade normal de funcionários em uma empresa.

5. Valide as informações

Com o organograma pronto, é hora de conversar com os líderes de cada setor e validar as informações. Os dados sobre os funcionários estão corretos? As hierarquias estão organizadas corretamente? Após essa validação, o organograma pode ser documentado e disponibilizado para acesso.

6. Apresente o organograma para toda a empresa

Depois de estruturado e corrigido, é hora de exibir as informações. O organograma pode ser impresso e afixado no mural de recados, ou disponibilizado em alguma ferramenta de comunicação interna digital, como uma rede social corporativa ou um recurso de intranet.

É importante que esse gráfico seja compartilhado, afinal, trata-de um recurso que auxilia a todos. Limitar o acesso às informações que ele carrega faz com que a empresa não usufrua de todas as vantagens que o organograma pode proporcionar.

7. Mantenha-o sempre atualizado

As equipes sofrem mudanças constantes: demissões, contratações, mudanças de cargo etc. Tudo isso altera o quadro de funcionários e deve ser replicado no organograma. Sendo assim, o RH deve ficar atento em relação a essas movimentações e manter o gráfico sempre atualizado.

Por isso, nas empresas com alterações constantes de profissionais, é indicado o uso de recursos digitais para estruturação e exibição do organograma.

Como usar o organograma para o futuro?

Esse gráfico pode ser aproveitado para facilitar uma pesquisa de clima organizacional. Os links usados para coletar as primeiras informações dos funcionários teriam outra aplicação aqui, permitindo que os profissionais colaborem para a consulta. No entanto, é importante que esses dados não estejam vinculados, já que o sucesso de uma pesquisa depende do anonimato e da liberdade de resposta dos envolvidos.

Agora que você já sabe como fazer o organograma e entendeu como ele pode ajudar no crescimento da sua empresa, comece a fazer a pesquisa entre os funcionários e a elaborar o gráfico!

Se você usa alguma ferramenta que auxilia nesse trabalho ou tem um método diferente para confeccionar e exibir o organograma, compartilhe nos comentários!