Sistema de Gestão de Desempenho: o que é e como fazer?

Acompanhar o trabalho e a evolução dos colaboradores é essencial para o sucesso da sua empresa. Entenda a importância de um sistema de gestão de desempenho e como implementá-lo!

Você já ouviu falar em gestão de desempenho? Sabe como um sistema pode ajudar a monitorar os resultados da sua equipe? Conhece quais são os pontos de melhoria da sua empresa para garantir bons resultados?

Se a resposta foi “não” para todas as perguntas, então, você precisa conhecer o sistema de gestão de desempenho! Leia este artigo e entenda do que se trata e como implementá-lo na sua empresa agora mesmo!

O que é a gestão de desempenho?

A gestão de desempenho é uma estratégia que visa a gerenciar a performance dos colaboradores, monitorando e fornecendo condições para que os resultados sejam melhores. Essa performance deve estar alinhada aos objetivos corporativos, guiando os funcionários às metas da empresa.

Tal abordagem considera a imersão dos funcionários na cultura organizacional, um relacionamento mais próximo entre as equipes e a gestão e o desenvolvimento individual dos profissionais. Todos esses aspectos compõem a formação de equipes coesas e engajadas, capazes de levar a organização a outros patamares.

Por que essa prática faz a diferença nas organizações?

Podemos observar, em muitas corporações, o trabalho individualizado entre os funcionários, sem um sentimento de união e de esforço em prol de um objetivo. Essa ética laboral faz com que as metas, muitas vezes, não sejam alcançadas, levando a empresa à estagnação.

Os departamentos de Recursos Humanos competentes sabem que é necessário promover o desenvolvimento dos funcionários, prática que leva a desempenhos muito mais satisfatórios.

Esses processos, além de promoverem o conhecimento necessário para que os colaboradores entreguem um produto ou serviço melhor, também trabalham o engajamento. Isso porque, ao perceberem que a organização se preocupa com o seu crescimento, os profissionais tendem a trabalhar com mais entusiasmo e envolvimento, “vestindo a camisa” da empresa.

Diversos aspectos podem ser melhorados com a implantação de uma gestão de desempenho na empresa. Podemos destacar:

• melhora no atendimento aos clientes;
• aumento da qualificação, por meio de treinamentos direcionados;
• inovação nos processos;
• maior coesão entre as equipes;
• liderança mais eficiente e inspiradora.

Como realizar essa gestão?

A aplicação da gestão de desempenho requer um planejamento estruturado, que trace um caminho claro entre as atividades e os objetivos que pretende alcançar. Entenda, abaixo, quais aspectos devem ser trabalhados.

Faça avaliações de desempenho

Procure entender como está a performance dos colaboradores, por meio de avaliações que mostrem o desempenho de cada um, o que deve ser aprimorado e os pontos positivos. Com essa prática, o RH tem uma visão mais clara das habilidades dos seus colaboradores e consegue trabalhar em prol do seu desenvolvimento.

Promova treinamentos

Os treinamentos capacitarão os colaboradores, ajudando no crescimento profissional e no desenvolvimento dos pontos mais falhos de sua atuação. A empresa pode propor treinamentos internos ou externos, identificando o que deve ser trabalhado com base nas avaliações de desempenho e o que é necessário para o alcance das metas da empresa.

Esses treinamentos podem ser aplicados para desenvolver aspectos técnicos, como conhecimentos de ferramentas, ou, até mesmo, emocionais, como habilidades interpessoais para a liderança.

Engaje os colaboradores

Para que a gestão de desempenho realmente traga resultados, os funcionários e a liderança devem estar envolvidos e compreender por que isso está sendo feito.

Faça reuniões de alinhamento, explique como será feita a gestão e quais são os seus objetivos e mostre, aos colaboradores, como essa prática pode auxiliar também no seu desenvolvimento profissional.

Com a participação ativa, é possível realizar uma gestão de desempenho eficiente e que traga bons resultados.

Promova um acompanhamento contínuo

A gestão de desempenho é um processo constante, que não deve ser aplicado apenas pontualmente. Para que ela tenha um efeito positivo, deve ser aplicada e mensurada ininterruptamente.

Acompanhe sempre os resultados e pense em novas estratégias para resolver as novas questões que surgirem. A tendência é que essa prática se torne cada vez mais bem aprimorada com o tempo, e apenas atualizações sejam necessárias.

Após todas essas definições, é hora de entender o papel de um sistema de gestão de desempenho nesse processo.

O que é um sistema de gestão de desempenho?

Proporcionar o desenvolvimento dos membros da sua equipe é essencial para garantir bons resultados. Afinal, são os colaboradores que, efetivamente, colocam a mão na massa e levam o negócio ao sucesso. No entanto, treinamentos e acompanhamento de metas não são suficientes para garantir um bom desempenho do time. É aí que entra a gestão de desempenho.

Muitas empresas acreditam que realizam uma gestão de desempenho quando implementam ações isoladas e pontuais para avaliar as equipes. No entanto, para ter resultados concretos, é preciso que haja um sistema com continuidade e efetividade.

O sistema de gestão de desempenho consiste em um software capaz de identificar a qualidade do trabalho realizado pela equipe em tempo real. Além de medirem a eficiência de colaboradores, esses sistemas são completos, gerando dados de diversos tipos, incluindo o engajamento de uma equipe no trabalho.

Portanto, atuam na busca por melhorias na qualidade dos resultados gerados, permitindo a avaliação, o monitoramento, a correção e o aprimoramento de condutas e procedimentos realizados pelos colaboradores. Trata-se de um processo contínuo e flexível, voltado para a inovação.

Qual a importância de um sistema de gestão de desempenho?

O sistema de gestão de desempenho é extremamente importante para o futuro do negócio. Em um mercado cada vez mais competitivo, a sua empresa precisa se destacar das concorrentes oferecendo produtos ou serviços de qualidade impecável para os clientes.

Além disso, toda a organização interna da empresa e as burocracias a ela relacionadas devem funcionar perfeitamente. Só assim, você criará um diferencial de mercado e trabalhará em direção ao crescimento e ao sucesso do negócio.

Tudo isso pode ser alcançado por meio de um sistema de gestão de desempenho. Ele permite que você monitore os resultados e faça o diagnóstico de problemas, corrigindo-os antes que interfiram na qualidade do produto ou do serviço oferecido aos clientes.

Além disso, com o uso desse sistema, você pode monitorar os resultados de capacitações e treinamentos oferecidos aos colaboradores. Isso porque você acompanha as métricas em tempo real, tendo acesso a dados muito importantes para identificar melhorias a partir dos investimentos realizados.

Portanto, o sistema de gestão de desempenho pode ser o maior aliado do setor de qualidade do seu negócio, além de melhorar o planejamento da área de gestão de pessoas.

Como implementar um sistema de gestão de desempenho?

Diante de tantos benefícios, fica nítida a necessidade de implementar esse tipo de ferramenta na empresa. Porém, para adotá-la, é importante que você siga alguns passos básicos.

Entenda a dinâmica do desempenho de colaboradores

Primeiramente, para fazer um sistema que funcione e que gere mudanças na conduta de colaboradores, é preciso buscar por métodos capazes de promover uma avaliação justa e flexível. Dessa forma, a sua organização, como avaliadora, deve compreender a fundo como funciona a dinâmica do desempenho de pessoas dentro de empresas.

Existem, nessa dinâmica, três componentes interagindo de maneira que condicionam o desempenho de colaboradores. São eles:

• capacidade (desenvolvimento);
• ambiente (oportunidade);
• esforço (motivação).

Como fazer a gestão de desempenho? Avaliando-os! Portanto, você deve criar metodologias focadas em cada um deles e integrá-las ao sistema de avaliação de desempenho.

Proporcione oportunidades de desenvolvimento

Também cabe à organização oferecer as oportunidades para que o colaborador se desenvolva e cresça. Dessa forma, é preciso que você invista em estratégias nesse aspecto, sendo que elas também devem ser o objetivo da avaliação implementada por meio do sistema de gestão de desempenho.

Essas avaliações não só ajudarão na hora de montar um plano de carreira consistente, mas também servem de parâmetro para programas de melhoria e treinamentos.

Crie indicadores

O seu sistema de avaliação deve ser contínuo e coerente. Assim, é possível trabalhar com indicadores acessíveis e que demonstram aquilo que você procura investigar.

Entenda bem o que a empresa espera dos colaboradores e foque esses aspectos. Você pode investir em uma lista de competências organizacionais, assim como em habilidades essenciais para cada um dos cargos da sua empresa.

Além disso, é possível avaliar o ambiente organizacional, o clima da empresa, a liderança e a motivação da equipe. Com essas competências e características do trabalho em mãos, você será capaz de implementar um sistema de avaliação de desempenho eficiente na sua empresa.

Lembre-se de que, apenas com a mensuração dos aspectos mais importantes da gestão, é possível identificar problemas e propor melhorias.

Acompanhe constantemente

O trabalho de gestão de desempenho exige a atenção permanente da liderança. Dar feedbacks anuais com base nos últimos resultados desestimulará totalmente a equipe e é um desperdício do investimento feito para a realização desse trabalho.

Acompanhe constantemente, dê feedbacks curtos, precisos e recorrentes, detecte as variações nos indicadores (tanto negativas quanto positivas) e observe as mudanças de comportamento e como elas impactaram a produtividade.

Com esse monitoramento, o sistema de gestão de desempenho funcionará como um quadro geral e trará as informações necessárias para que novas estratégias sejam aplicadas, e os resultados, alcançados.

Como preparar a empresa para a mudança?

Um novo sistema traz uma série de transformações para o seu negócio. Por isso, é importante que você prepare a equipe e a organização como um todo para essas mudanças. Descubra, agora, alguns elementos que você pode levar em consideração nesse momento.

Aproxime-se da equipe de TI

Ao implementar um novo sistema, a equipe de TI da sua empresa é a mais indicada para auxiliar no processo. Isso porque esses profissionais lidam com esse tipo de ferramenta o tempo todo, podendo se tornar grandes aliados.

Portanto, apresente, primeiro, o sistema para a TI da empresa e peça para que o setor analise a ferramenta e crie um plano de implantação. A partir daí, comece a difundir o software para as demais áreas.

Envolva os colaboradores

Os colaboradores precisam se sentir parte de todo o processo. Portanto, converse com eles antes de impor o sistema de gestão de desempenho.

Essa é a hora de explicar todos os benefícios da mudança e de deixar claro o porquê das alterações. Aproveite para coletar um feedback sobre as primeiras impressões da equipe de forma a fazer os ajustes necessários.

Capacite a equipe

Também é preciso capacitar a equipe para utilizar a nova ferramenta, principalmente os líderes. Caso contrário, você pode ter problemas na implementação, o que compromete a veracidade dos dados gerados.

Portanto, promova um treinamento e tire todas as dúvidas da equipe sobre o novo sistema de gestão de desempenho. Acompanhe de perto as primeiras semanas de implantação e garanta que todos estão utilizando o software de maneira adequada.

Como escolher um sistema de gestão para a sua empresa?

A partir do momento em que você entende a importância do sistema de gestão e como ele pode impactar os resultados da sua organização, é preciso avaliar diversos aspectos para escolher o sistema mais adequado.

Para isso, diversos fatores devem ser considerados. Destacamos, a seguir, os principais.

Problemas do negócio

Antes de qualquer contato, é preciso, primeiro, fazer uma análise das maiores dificuldades que o RH enfrenta e do que ele realmente necessita.

Procure identificar gargalos nos processos, problemas de integração, barreiras na comunicação entre setores, incompatibilidade de dados etc. Esses problemas são comuns nas empresas e podem ser melhorados com um software. No entanto, para que você entenda de quais soluções precisa, deve, primeiro, avaliar o que deve ser resolvido.

Recursos disponíveis

Na hora de escolher a melhor solução, os recursos devem ser todos considerados. Compare as ferramentas oferecidas pelo sistema com as necessidades da sua organização. Ela atende às demandas de crescimento ou permite a inclusão das informações sobre os funcionários de que você realmente precisa?

Essa avaliação é essencial para que você faça uma escolha que realmente resolva os problemas e também não pague a mais por módulos que não serão usados.

Usabilidade

Você pode escolher o software mais moderno do mercado, com diversas interfaces e ferramentas. No entanto, nada disso fará sentido se encontrar dificuldades para usar o sistema e não conseguir integrá-lo ao uso diário.

Procure não só por soluções inteligentes, mas também considere a facilidade de adaptação dos funcionários que vão lidar com essa tecnologia. Programas intuitivos, que sejam fáceis de entender e que os colaboradores consigam usar sem grandes conhecimentos são a melhor aposta.

Suporte técnico

O suporte técnico é outro ponto importante a ser considerado na hora de contratar uma tecnologia para a gestão de desempenho da sua empresa. O fornecedor dá uma assistência, seja remota, seja presencial, realmente eficiente? Essa assistência atende 24/7, nos 365 dias do ano?

Avaliar esse aspecto é fundamental para a escolha da melhor solução. Imagine que você precisa das informações próximo às festas de fim de ano ou no meio de uma semana com feriados. Isso pode prejudicar totalmente o planejamento e a realização dos feedbacks e, consequentemente, a produtividade da equipe.

Tempo para demonstração

Contar com uma versão trial ou uma demonstração gratuita do software é excelente para fazer uma avaliação mais apurada da ferramenta e conferir, na prática, se ela será capaz de resolver as demandas da sua corporação.

Busque sempre por empresas que ofereçam essa cortesia e faça os testes necessários para evitar surpresas desagradáveis após a contratação.

Aderência

Quais benefícios o sistema traz para a sua loja? Algumas vantagens são a redução de custos, a otimização do tempo, a menor incidência de erros, a diminuição do retrabalho, o aumento da competitividade, um melhor atendimento ao cliente, entre outras.

Avalie a capacidade do fornecedor de atender às demandas da empresa e o custo-benefício dessa contratação.

Segurança

Um sistema de gestão de desempenho carregará informações importantes sobre os funcionários e a produtividade da empresa, além das metas e das dificuldades. Trata-se de dados valiosos e que devem ser mantidos sob sigilo.

A perda dessas informações também pode trazer um grande prejuízo e acabar com o trabalho de gestão de pessoas realizado até ali.

Por isso, avalie se o software de gestão conta com determinados recursos, como criptografia, backups na nuvem, entre outras providências que garantem a segurança das informações ali armazenadas.

Integração

Um software que permite a integração com outras soluções e a produção de relatórios pode otimizar muito o tempo dedicado à gestão e basear a tomada de decisões. Essas características permitem que os líderes de vários departamentos relacionem os dados e consigam ter uma visão muito mais clara da empresa.

No caso da gestão de desempenho, é possível avaliar o impacto dos treinamentos ou a relação entre novas abordagens, a produtividade e o faturamento, por exemplo.

Mobilidade

Com a riqueza de opções que a tecnologia apresenta, fica difícil pensar em um software realmente eficiente que funcione apenas no desktop. As novas soluções devem oferecer mobilidade, para que o gestor consiga acessar as informações de um dispositivo conectado à internet, seja um notebook, seja um tablet, seja um celular.

Por meio do acesso fácil, a liderança ganha tempo, consegue ter mais segurança na hora de tomar as decisões e não fica escrava de planilhas e relatórios impressos para reuniões. Isso ajuda também organizações com filiais em diferentes cidades, estados ou até países, ampliando a atuação da empresa de maneira segura e inteligente.

Qualidade e experiência

Na hora de bater o martelo para a decisão final, pesquise sobre o fornecedor e todo o seu histórico de atendimento. Avalie o tempo de mercado, os clientes atuais e anteriores, o índice de reclamações e o grau de satisfação das organizações que usam a solução.

Conhecer mais sobre o histórico da empresa pode aumentar o seu nível de confiança e dar uma segurança muito maior na hora de fechar o contrato ou, até mesmo, de pagar um pouco mais para aquele fornecedor que você sabe que oferece um serviço de mais qualidade.

O sistema de gestão de desempenho pode ser o maior aliado da sua empresa na hora de gerar mais e melhores resultados. Isso cria um diferencial de mercado para o negócio, colocando a organização no rumo do crescimento contínuo e do sucesso.

Como você acha que um sistema de gestão de desempenho pode ajudar o RH da sua empresa? Quais são as maiores dificuldades que o setor enfrenta na hora de administrar os talentos? Divida conosco suas impressões nos comentários!